So funktioniert Ihr IT-System

Kanzleien brauchen maßgeschneiderte IT-Systeme. Auf dieser Unterseite erklären wir, welche Bauelemente typischerweise zum Einsatz kommen, wozu diese gut sind und welche Aufgaben sie für Ihre Kanzlei erledigen.

Server: Zentrale Dienste für die Kanzlei-IT

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Server sind spezielle Computersysteme und stellen in Ihrem IT-System die zentralen Dienste bereit. In kleineren IT-Netzwerken werden die verschiedenen Dienste – mit Ausnahme der Terminalserver – oft auf einer Hardwarekomponente abgebildet. Das hängt von der Ressourcenanforderung ab. Je nach ihrer primären Aufgabe unterscheidet man die folgenden Server:

Der Terminalserver stellt allen Nutzern die nötigen Anwenderprogramme zentral zur Verfügung. Die Programme werden also nicht mehr lokal auf Rechnern an jedem Arbeitsplatz installiert. Das reduziert den administrativen Aufwand bei der Installation und spart Kosten bei der Wartung. Außerdem verfügen Terminalserver über eine höhere Rechenleistung als lokale Rechner.

Bei einem Cluster teilen sich mehrere Terminalserver die Aufgabe. Das hat zwei bestechende Vorteile: Erstens lässt sich die Lastverteilung optimieren. Zweitens profitiert Ihre Kanzlei von einer höheren Ausfallsicherheit im Vergleich zu IT-Strukturen mit einem einzigen Terminalserver. Denn: Geht einer der Terminalserver kaputt, übernehmen die anderen Terminalserver im Cluster seine Arbeit. Cluster lohnen sich vor allem bei IT-Netzwerken mit einer größeren Anzahl von Nutzern.

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Der Datenbankserver beherbergt mindestens ein Datenbanksystem und regelt die Verwaltung der unterschiedlichsten Daten in Ihrem IT-System. Dazu gehören Daten der Buchhaltung, Kunden, Aufträge sowie deren Zusammenhänge. Dabei sollen mehrere Anwender von ihren Rechnern aus auf den gleichen Datenpool zugreifen und Daten eingeben, bearbeiten und auch löschen können. Damit bei diesem Datenverkehr nichts schief geht, müssen alle Zugriffe vom Datenbankserver geregelt werden.

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Der Dateiserver ist in Ihrem IT-Netzwerk das zentrale Gedächtnis. Auf Festplattenlaufwerken liegen die zahlreichen Dateien, die ihre Steuerberater und Mitarbeiter jeden Tag mit den unterschiedlichsten Computerprogrammen wie Word, Excel oder spezieller Software für Steuerberater erstellen. Ein zentraler Speicherort für Dateien zahlt sich aus. So lässt sich zum Beispiel die Datensicherung einfacher und günstiger gestalten und Konflikte zwischen verschiedenen Dateiversionen lassen sich besser vermeiden. Spezialisierte Dateispeicher im IT-Netzwerk werden auch Network Attached Storage (NAS) genannt.

Der Domain-Controller weiß genau, wer was in Ihrem IT-Netzwerk darf. Denn dieser Verwaltungsserver steuert die Zugriffe und Rechte aller Nutzer Ihres IT-Systems. So können Sie auch Ihren Kunden einen genau abgegrenzten Zugriff auf Teile Ihres IT-Systems gewähren und sich trotzdem sicher sein, dass keiner in die Karten eines anderen schauen kann.

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Der Backup-Server sichert in Ihrem Netzwerk alle Daten. Dabei werden Kopien der Daten auf separaten Speichermedien abgelegt. So gehen Sie für den Eventualfall auf Nummer Sicher, dass ein Speichermedium ausfallen sollte. Der Backupserver wird häufig auf dem Dateiserver mit abgebildet.

Der Druckserver koordiniert die Druckprozesse in einem Netzwerk. In kleineren Netzwerken wird der Druckserver häufig auf dem Dateiserver abgebildet.

Der Mailserver ist verantwortlich für die Mailkommunikation. Die Funktionen sind aus dem Büroalltag bestens bekannt: Der Mailserver sendet E-Mails, nimmt eingehende E-Mails an und leitet diese bei Bedarf weiter. Außerdem verwaltet der Mailserver die Postfächer für die verschiedenen Mailadressen Ihrer Kanzlei. Für Kanzleien besonders wichtig ist die Absicherung des Mailservers gegen externe Angriffe.