So funktioniert Ihr IT-System
Kanzleien brauchen maßgeschneiderte IT-Systeme. Auf dieser Unterseite erklären wir, welche Bauelemente typischerweise zum Einsatz kommen, wozu diese gut sind und welche Aufgaben sie für Ihre Kanzlei erledigen.
Server sind spezielle Computersysteme und stellen in Ihrem IT-System die zentralen Dienste bereit. In kleineren IT-Netzwerken werden die verschiedenen Dienste – mit Ausnahme der Terminalserver – oft auf einer Hardwarekomponente abgebildet. Das hängt von der Ressourcenanforderung ab. Je nach ihrer primären Aufgabe unterscheidet man die folgenden Server:
Der Terminalserver stellt allen Nutzern die nötigen Anwenderprogramme zentral zur Verfügung. Die Programme werden also nicht mehr lokal auf Rechnern an jedem Arbeitsplatz installiert. Das reduziert den administrativen Aufwand bei der Installation und spart Kosten bei der Wartung. Außerdem verfügen Terminalserver über eine höhere Rechenleistung als lokale Rechner.
Bei einem Cluster teilen sich mehrere Terminalserver die Aufgabe. Das hat zwei bestechende Vorteile: Erstens lässt sich die Lastverteilung optimieren. Zweitens profitiert Ihre Kanzlei von einer höheren Ausfallsicherheit im Vergleich zu IT-Strukturen mit einem einzigen Terminalserver. Denn: Geht einer der Terminalserver kaputt, übernehmen die anderen Terminalserver im Cluster seine Arbeit. Cluster lohnen sich vor allem bei IT-Netzwerken mit einer größeren Anzahl von Nutzern.
Der Datenbankserver beherbergt mindestens ein Datenbanksystem und regelt die Verwaltung der unterschiedlichsten Daten in Ihrem IT-System. Dazu gehören Daten der Buchhaltung, Kunden, Aufträge sowie deren Zusammenhänge. Dabei sollen mehrere Anwender von ihren Rechnern aus auf den gleichen Datenpool zugreifen und Daten eingeben, bearbeiten und auch löschen können. Damit bei diesem Datenverkehr nichts schief geht, müssen alle Zugriffe vom Datenbankserver geregelt werden.
Der Dateiserver ist in Ihrem IT-Netzwerk das zentrale Gedächtnis. Auf Festplattenlaufwerken liegen die zahlreichen Dateien, die ihre Steuerberater und Mitarbeiter jeden Tag mit den unterschiedlichsten Computerprogrammen wie Word, Excel oder spezieller Software für Steuerberater erstellen. Ein zentraler Speicherort für Dateien zahlt sich aus. So lässt sich zum Beispiel die Datensicherung einfacher und günstiger gestalten und Konflikte zwischen verschiedenen Dateiversionen lassen sich besser vermeiden. Spezialisierte Dateispeicher im IT-Netzwerk werden auch Network Attached Storage (NAS) genannt.
Der Domain-Controller weiß genau, wer was in Ihrem IT-Netzwerk darf. Denn dieser Verwaltungsserver steuert die Zugriffe und Rechte aller Nutzer Ihres IT-Systems. So können Sie auch Ihren Kunden einen genau abgegrenzten Zugriff auf Teile Ihres IT-Systems gewähren und sich trotzdem sicher sein, dass keiner in die Karten eines anderen schauen kann.
Der Backup-Server sichert in Ihrem Netzwerk alle Daten. Dabei werden Kopien der Daten auf separaten Speichermedien abgelegt. So gehen Sie für den Eventualfall auf Nummer Sicher, dass ein Speichermedium ausfallen sollte. Der Backupserver wird häufig auf dem Dateiserver mit abgebildet.
Der Druckserver koordiniert die Druckprozesse in einem Netzwerk. In kleineren Netzwerken wird der Druckserver häufig auf dem Dateiserver abgebildet.
Der Mailserver ist verantwortlich für die Mailkommunikation. Die Funktionen sind aus dem Büroalltag bestens bekannt: Der Mailserver sendet E-Mails, nimmt eingehende E-Mails an und leitet diese bei Bedarf weiter. Außerdem verwaltet der Mailserver die Postfächer für die verschiedenen Mailadressen Ihrer Kanzlei. Für Kanzleien besonders wichtig ist die Absicherung des Mailservers gegen externe Angriffe.
Diese Verteiler übernehmen in Computer-Netzwerken eine wichtige Funktion: Sie verbinden im Netzwerk verschiedene Komponenten und steuern und regeln den Datenverkehr. Ein Switch verhindert zum Beispiel eine Kollision von Daten, wenn im Netz zwei Teilnehmer gleichzeitig Daten senden. Das kann man sich in etwa so vorstellen wie die Kombination aus einer Weiche mit einem Signal im Bahnverkehr. Switches werden deshalb gerne auch als Netzwerkweiche bezeichnet. Sie gehören als zentrale Komponenten zu jedem funktionstüchtigen IT-System einer Kanzlei.
Die Firewall ist das virtuelle Bollwerk für Ihre Kanzlei-IT. Sie schützt das IT-System Ihrer Kanzlei vor unerwünschten Zugriffen Dritter. Das können zum Beispiel Angriffe von Hackern sein. Eine Firewall ist immer dann nötig, wenn IT-Systeme mit der Außenwelt verbunden sind. Das ist heutzutage auch in Kanzleien dank Anschluss an das Internet der Regelfall. Insofern braucht auch das IT-Netzwerk Ihrer Kanzlei zwingend eine funktionstüchtige Firewall. Sie muss den laufenden Datenaustausch mit externen Netzen überwachen und steuern. Dabei stellt sich die Firewall die folgende Frage: „Wer darf auf was im IT-System zugreifen?" Von der Antwort hängt ab, welche Datenpakete die Firewall durchlässt und welche nicht. Das wird in einem festen Regelwerk definiert.
Auch die Telefonanlage Ihrer Kanzlei lässt sich sinnvoll in das IT-Netzwerk integrieren. Das hat viele Vorteile: So können Sie zum Beispiel im Adressverwaltungsprogramm auf Ihrem Computer die Telefonnummer eines Kunden heraussuchen und diesen dann direkt vom Computer aus anrufen. Der Computer merkt sich automatisch Datum und Zeit des Anrufs und fügt diese Daten zur Kontakthistorie des jeweiligen Kunden hinzu. So haben sie jederzeit im Überblick, wie oft und wann Sie mit einem Gesprächspartner telefoniert haben. Bei eingehenden Anrufen erkennt der Computer sofort, um welchen Gesprächspartner es sich handelt, und stellt Ihnen dazu passend die Kontakthistorie auf dem Bildschirm zur Verfügung.
Die unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) schützt das IT-System Ihrer Kanzlei vor Stromschwankungen und vor einem Totalausfall der Stromversorgung. Die kontinuierliche Einsatzbereitschaft Ihres IT-Netzwerkes ist damit gewährleistet.
Ein Rack ist nichts anderes als ein Schrank mit Regalfächern für IT-Bauteile. Die Breite ist auf 19 Zoll genormt. Die verschiedenen Hardwareteile des IT-Systems lassen sich in den Schubfächern leicht und übersichtlich montieren.
